La labor de los especialistas o intermediarios de la información

Hace mención a los profesionales y aquellos especialistas en recuperación de información los cuales deben tener en cuenta que problemas se enfrentan para resolver y qué técnicas y conocimientos deben poseer para hacer posible esa búsqueda y recuperación de la información. Estos especialistas conocidos también como intermediarios, son aquellas personas con capacidades y habilidades para conocer esa necesidad de la información real del usuario y para la posterior búsqueda y recuperación en diferentes SRI y bases de datos.

Con el fin de hacer posible la satisfacción de la información a los usuarios por parte de los especialistas de información o intermediarios, ellos pueden ayudar a diagnosticar el problema del usuario y a formular la consulta, sugieren los sistemas o bases de datos que sean apropiadas para la búsqueda, traducen la consulta en estrategias de búsqueda adecuadas para el sistema o bases de datos a utilizar, y realizan o modifican la búsqueda, evalúan los resultados, proporcionando al usuario los resultados adecuados y le aconsejan sobre las actividades que deben realizar posteriormente.

1. El proceso de búsqueda:

Es la actividad principal que realiza el especialista en recuperación de información. En dicho proceso se reflejan los conocimientos que deben poseer, las tareas y problemas a resolver y las técnicas a emplear, todo encaminado en lo posible a la satisfacción de necesidades de un usuario en general.

El proceso de búsqueda, según Bárbara Quint, se dividen en siete etapas:

1.1. Entrevista de referencia: Esta entrevista es realizada entre el usuario y el profesional de la información con el propósito de que sea determinada  la necesidad de información solicitada, y es aquí donde entra a jugar la interacción y búsqueda de información por parte del profesional de información, utilizando las herramientas que sean necesarias para efectuar la búsqueda y obtener los resultados esperados por el usuario.

1.2. Revisión táctica: esta fase consiste en la revisión de la revisión de respuestas obtenidas por el usuario para efectuar la búsqueda, en donde se analizan todos aquellos aspectos que influyan en ese proceso de búsqueda.

1.3. Selección de la(s) base(s) de datos: aquí el profesional de información valora las características de búsqueda que están disponibles en cada sistema o herramienta (catálogos, bases de datos, directorios, boletines, entre otros).

Después de determinar las características de cada una, se elige una o algunas de ellas que tenga relación con la información que se ha solicitado.

1.4. Formulación de estrategia de búsqueda: la finalidad de ésta etapa es traducir la petición que hace el usuario en las sentencias de búsqueda que se van a introducir en la herramienta elegida para tal fin.

Esta búsqueda exige una serie de pasos:

• Análisis conceptual del tema de búsqueda y determinar los conceptos más relevantes.
• Elegir los términos que mejor han de representar la petición de información.
• El profesional debe escribir en el lenguaje del sistema que vaya a utilizar, las sentencias de búsqueda; establecer relaciones lógicas entre los términos buscados utilizando los interfaces de búsqueda que posea el sistema empleado.

1.5. La búsqueda de información: una vez diseñada la estrategia de búsqueda, se ejecutan las búsquedas en el sistema que ha sido elegido. Puede que se encuentren resultados satisfactorios en la búsqueda,y caso contrario, el profesional de información debe crear nuevas estrategias, con el objetivo de mejorar y conseguir esa información que el usuario necesita.

1.6. Feedback o revisión de los resultados: el profesional de información revisa los resultados obtenidos en el sistema. Si los resultados no son suficientemente relevantes, se revisa y se modifica esa estrategia de búsqueda utilizando otros términos y otras bases de datos.

1.7. Presentación de los resultados de la búsqueda: cuando el profesional de información hace entrega de los resultados de búsqueda al usuario, debe explicarle al usuario qué fuentes consultó, que estrategia de búsqueda utilizó y los registros que encontró, asegurándose que el usuario comprenda e interprete plenamente la información

Publicado por: Nubia Cortés

Sistemas de Información y Documentación, Archivística y Bibliotecología en la Universidad de la Salle

Con el firme propósito de preparar profesionales para que salgan al mundo a enfrentar la posibilidad de reducir todas las brechas posibles y existentes en el medio de la información, desde un tiempo atrás se ha venido motivando a los estudiantes a desarrollar prácticas que le permitan entender las necesidades del usuario de información y las diferentes formas de llegarle para obtener resultados efectivos y bien valorados acerca de los términos utilizados en la búsqueda o las popularmente llamadas palabras clave.

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Las prácticas consisten en conocer diferentes medios que facilitan la búsqueda de términos relevantes poniendo al estudiante en el rol de usuario activo, donde además de hallar la información, promueva el acceso a la misma. Para ello es necesario acceder a Blogger para crear un blog que de acuerdo al adecuado manejo y estructura general,  permita manejar el posicionamiento y el diseño de la información haciéndolo práctico y entendible a diferentes criterios de usuarios.

Se debe realizar un análisis de información que permita considerar resultados estructurados y que reflejen los niveles de relevancia o de importancia da cada una de las palabras que se han escogido para desarrollar la actividad.

La Universidad de la Salle ofrece los recursos físicos que permiten asociar la teoría con la práctica y conformar ecuaciones de búsqueda, que una vez utilizadas, constituyen un control útil para la demanda documental que hoy en día abarca para la institución ciertos niveles de importancia y genera posicionamiento y renombre para la construcción de un buen trabajo académico.

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¿Qué es la relevancia para los usuarios de la información?

En la recuperación de información, la relevancia ha sido hasta hoy, una propiedad muy importante de los documentos, y es por lo tanto una de las más difíciles para definir. De forma Intuitiva, se podría afirmar que un documentos es relevante en la medida que le permita al usuario, de forma eficiente, solucionar una necesidad de información.

De la misma manera, se puede analizar que la relevancia no es una propiedad exclusiva de los documentos, sino que a la vez es una realidad, vista desde tres enfoques, entre las características del documento, en la necesidad de información y  de la persona que hace la pregunta (que tiene un vacío cognitivo). Es decir, la relevancia es subjetiva, en tanto que depende del criterio dado por el usuario para suplir la necesidad de información.

Para definir lo que es o no relevante, en otras palabras, "los documentos que son considerados para un usuario relevantes, es posible que para otro usuario que tiene la misma necesidad de información, no lo sean".

También se puede definir, que la relevancia tiene diferentes grados,  puesto que un documento no se debe limitar a ser relevante o a no serlo, sino que la relevancia en un documento puede situarse en cualquier punto de un continuo de entre: por ejemplo  0 y 1, en el cual el 0 está representando la ausencia total de relevancia y el 1 representa la relevancia absoluta. De acuerdo a esos puntos, un documento muy semejante y respecto a la pregunta, podría tener una relevancia del 0.8, mientras que, otro menos similar podría tener un relevancia del 0.5, etc.

Naturalmente, nada impide utilizar escalas de 0 a 10 en lugar de 0 a 1 o de porcentajes para representar el grado de relevancia que tiene para cada al usuario. Lo realmente importante aquí es, si los documentos tienen un grado de relevancia particularmente diferente respecto a una pregunta, entonces no tiene sentido que se entreguen estos documentos de forma aleatoria o bajo un orden poco eficiente; como por ejemplo el título o la fecha de entrada en el fondo documental o la base de datos, y  en este sentido, es claro que este principio está muy claro para la mayoría de motores de búsqueda en internet, pero aún, está muy descuidado en algunos sistemas de Gestión Documental al interior de las organizaciones.

Para concluir, lo que hacen la mayoría de los grandes Sistemas de Recuperación de Información es, intentar determinar la forma más eficiente posible que  permite determinar lo que es o no relevante para un usuario que presenta una necesidad de información, es decir, si la respuesta a una pregunta incluye una lista de miles de documentos, y estos documentos están distribuidos de forma aleatoria, no es lógico que el usuario tenga que revisar uno a uno esos miles de documentos; lo lógico, y lo que hoy por hoy se busca es, que el Sistema de Recuperación de Información  le entregue únicamente los documentos relevantes para este usuario teniendo en cuenta la pregunta que formuló, es decir, su necesidad de información.

Publicado por: Nubia Cortés

OLVERA LOBO, Mª Dolores Evaluacion de sistemas de recuperacion de informacion: aproximaciones y nuevas tendencias. disponible en:http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/noviembre/evaluacion_de_sistemas_de_recuperacion_de_informacion_aproximaciones_y_nuevas_tendencias.html. [consultado 15 de septiembre de 2010 ]

Criterios de relevancia en los buscadores. disponible en: http://fabianperez.blogspot.com/2008/07/criterios-de-relevancia-en-los.html. [consultado 15 de septiembre de 2010 ]

Otros aspectos para tener en cuenta para la evaluación de un Sistema de Recuperación de Información

Para poder evaluar un Sistema de Recuperación de Información es necesario también tener en cuenta algunas variables como lo son exhaustividad y precisión. Una vez se han tomado estas dos variables se procede a determinar si un determinado Sistema de Recuperación de Información puede llegar a cubrir la necesidad de información.

A continuación dos fórmulas prácticas para medir las dos variables en mención:

                              Número de documentos relevantes recuperados

Exhaustividad =   _________________________________________________   X 100

                             Número total de documentos relevantes presentes en el fondo documental

                             Número de documentos relevantes recuperados

Precisión =           ______________________________________________   X 100

                             Número total de documentos recuperados

Exhaustividad: Ejemplo. Supongamos que hacemos una búsqueda de un tema X, sobre una colección de 100 documentos, y como resultado de esta búsqueda obtenemos solo 6 documentos, quiere decir que si aplicamos la formula que acabamos de ver, entonces el índice de exhaustividad es del 6%.

Precisión: Ejemplo. Supongamos que la búsqueda es sobre 1000 documentos, caso en el que como respuesta solo se obtuvieron 100 documentos pro únicamente 20 responden directamente a los que se solicito, es decir relevantes, entonces el índice de precisión es del 20%.

Algo que es claro, es que el índice de exhaustividad proporciona una medida al sistema para recuperar documentos que puedan denominarse relevantes para el usuario, el índice de precisión demuestra la habilidad del sistema para evitar el ruido.

Como el objetivo es llevar a la construcción de un sistema que brinde 100% de exhaustividad y precisión, en otras palabras sistemas que recuperen relevantes documentos realmente ; de esta manera en teoría suena muy sencillo, pero en la práctica estos dos se comportan de forma antagónica, puesto que es necesario aumentar el nivel de exhaustividad se requiere disminuir la precisión y en sentido contrario,  y la razón es que si se quiere asegurar la precisión del sistema se hace necesario tomar medidas para hacer mas especifica la indización.

Es decir, si un documento trata sobre archivos, entonces tendremos que diseñar un adecuado sistema de indización que tienda a indizar el documento con un descriptor archivos, y no con el descriptor de gestión documental, archivistas, archivística, etc. Y así, se logrará el esfuerzo de tener un sistema preciso, aunque si alguien llegase a buscar documentos sobre archivística, dejara de recuperar documentos relevantes sobre el tema general.

En la práctica se puede observar que por medio de los buscadores más usados en internet, como Google o AltaVista, se pueden determinar buenas tasas de exhaustividad y esto lo podemos comprobar inmediatamente en la cantidad de resultados que se nos entregan, pero es claro que la precisión es poca, pues de los cientos y miles de resultados que obtenemos, solo unos pocos nos van a servir para satisfacer una necesidad de información. 

También, existen sistemas muy especializados como ADAM o Cercador, entre otros, los cuales usan un sistema de indización automatizada e intelectual. Pueden brindar menor exhaustividad, pues los resultados que estos ofrecen suelen ser pocos, pero es seguro que la  precisión esta casi en el 100%.

Publicado por: Nubia Cortés

GOMEZ DIAZ, Raquel. La evaluación en recuperación de la información [on line]. "Hipertext.net", núm. 1, 2003. <http://www.hipertext.net> [Consulta: 01/11/10]. ISSN 1695-549.

GARCÍA GÓMEZ, Juan Carlos. Aproximación a la evaluación cuantitativa de los Sistemas de Recuperación de Información de la prensa en Internet: Exhaustividad y precisión. [on line] <ibersid.eu/ojs/index.php/scire/article/download/1145/1127>. [consulta: 01/11/2010].

¿Que son los metadatos?

Un tema muy interesante y el cual nos explico el profesor Laureano Gómez es sobre los Metadatos, leímos un articulo producido por el mismo, el cual tiene el siguiente titulo “USO DE METADATOS PARA LA GESTIÓN INTEGRAL DE RECURSOS DIGITALES EN UNIDADES DE INFORMACIÓN DOCUMENTAL” generado bajo el proyecto de investigación patrocinado por Colciencias titulado: Biblioteca Digital Colombiana – Fase II, de ahí rescatamos dos significados:

“

 “los metadatos contextualizan y dan significado explícito suficiente para que una maquina/computadora/aplicación, pueda gestionar datos e información de manera automática”[1].

“Los metadatos van mucho más allá de la simple descripción y transformación de “Datos”, de esta forma se puede entender a los metadatos como “Información Estructurada ó Semi-estructurada que describe, explica, localiza, administra y amplía la información acerca de un recurso de información de forma que tenga algún sentido para las maquinas y los humanos, de esta forma se puede deducir que los metadatos son la suma total de lo que se puede decir acerca de cualquier objeto de información en cualquier nivel de agregación””[2].

Publicado por: Myriam Gil

Imagen tomada de: Google.com. Metadatos [en línea] (2011). Consultado: 04-09-2011. Disponible en:

http://www.google.com.co/imgres?q=METADATOS&hl=es&sa=G&gbv=2&tbm=isch&tbnid=uanu-rR8c-6RwM:&imgrefurl=http://onsoftware.softonic.com/eliminar-metadatos-documentos-doc-jpg-mp3-pdf&docid=SB1xCWyNehUujM&w=438&h=142&ei=gRlkTvOhOouSgQe2ofGdCg&zoom=1&biw=1440&bih=596&iact=rc&dur=218&page=11&tbnh=57&tbnw=177&start=202&ndsp=21&ved=1t:429,r:8,s:202&tx=97&ty=31

[1] GÓMEZ DUEÑAS, Laureano Felipe. Docente- Investigador - Facultad Sistemas de Información y Documentación - Universidad de La Salle. Uso de Metadatos Para la Gestión Integral de Recursos Digitales en Unidades de Información Documental. Bogotá, 2011.

[2] Ibid,